問題1.

原收文先行存查,後創稿發文

說明:

(1)

函復案件應檢附原來文正本(存查案件亦需來文正本)。

(2)

如未經校總收文者,函復案件亦應檢附原來文影本。

問題2.

最速件之使用

說明:

(1)

依行政院秘書處編印「文書處理檔案管理手冊」規定,公文辦理期限最速件為隨到隨辦。速別係指要求對方處理時限,最速件公文辦理期限僅為一天,承辦人應謹慎選用,如僅為備查性質,是否仍需使用最速件。文書之陳核、陳判過程中,可以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分,最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用黃色或特製之密件袋。

(2)

公文速別中並無「特急件」,處理方式視同「最速件」。

問題3.

承辦人員或核稿人員未填註辦理時間

說明:

文書處理過程中有關人員均應於文面適當處蓋章或簽名,並註明時間(例如十一月九日十六時,得縮記為 1109/1600 ),以明責任。

問題4.

附件有無未能標示清楚

說明:

(1)

附件應不與公文分離為原則,附件較多或不便裝訂者,應裝袋附於文後,並書明○○號附件字樣號。

(2)

發文如有檢送附件,應於「附件」欄註明,填寫方式請勿填寫『如文』或『隨文』,而應明確指出,如:『如主旨』『如說明○』。無附件可免填寫。

(3)

承辦人辦稿時如有附件請檢點清楚,隨稿附送。附件有二種以上,請分別標以附件一、附件二…。『隨函寄出』或『歸檔存查』亦請分別註明。另為避免寄件作業錯誤,承辦人宜將發文函稿、來文及『歸檔存查』附件依序一起裝訂,『隨函寄出』附件請用大迴紋針或雙尾夾夾於最後,勿裝訂)。附件如不存檔,請承辦人應於「附件」欄註明『附件不存檔』

(4)

來文「說明」欄如有網址,宜由需要者自行上網下載使用,檢附附件不應再隨文函發

問題5.

簽(稿)之擬辦及簽稿併陳

說明:

(1)

簽之撰擬:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理,「擬辦」為「簽」之重點所在,應針對案情提出具體處理意見或解決問題之方案。「簽」如案情簡單,可使用便箋,不分段,以條列式簽擬。

(2)

一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處簽擬,不需另附便簽。惟會稿單位較多,應使用簽稿會核單(如附件)

(3)

案情簡單之函復案件可「以稿代簽」發文,不須另行簽案。

(4)

簽稿併陳者,簽及稿二者均需經由首長核准始得發文。

問題6.

函轉本校各單位查照

說明:

(1) 來文轉知行文之對象應與案情有關者為限。
(2) 依文書簡化作業規定,無機密性之通案公文(如:法令修正、其他機關首長到職通知),可登載公報、公告、利用其他公務性之刊物(如:通訊)或利用網路公告週知等方式,以代替行文。

 


問題7.

機關內部行文

說明:

(1) 同一機關之內部各單位,必須以書面洽辦者公務者,應以便箋行之,或將原文影印分送會簽(會稿),不應再以校函方式發文函轉。
(2) 須對外行文者,應以機關名義行之。

問題8.

自創(或未能符合)公文格式規定

說明:

(1) 簽稿應依格式規定,如:「參訪通知單」應改為「函」格式辦理。
(2) 公文內容與標示公文類別應能符合。如:「開會通知單」文別不能使用「函」。
(3) 開會通知單「受文者」應為出列席人員,「副本」通知事務組(如:借用場地及準備茶水等),「正本」欄已取消有關停車說明或須校警隊人員引導等,請列入「備註」欄。
(4) 公文繕打上下左右空隙應力求勻稱,以資醒目;不宜自行訂定行間距離,如過寬(打一行空一行)或過窄(無間隔)。公文字型不宜太大或太小,字型16號較為合適,字體宜採用標楷體。統一格式請至本校總務處文書組網頁自行下載使用。
(5) 公文函稿格式請依規定預留裝訂線(上下左右各至少2.5公分),如有第二頁處更應預留空間(3公分)。承辦人於兩頁交接處應蓋職章,以示負責。
(6) 函稿應有「檔案及保存年限」欄。
(7) 文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字,另行低格書寫為一、二、三,(一)(二)(三)。
(8) 函稿製作請用三段式,「主旨」、「說明」、「辦法」,無「附註」欄,如有補充說明請列入「說明」。

問題9.

行文方式

說明:

(1) 文稿核會應予簡化,上一層級已於擬辦時核可,其內容如無變更,應由次一層代判,不必再送上級判行。較急要者,得先判發再補陳核閱。
(2) 緊急公文得不依層級之限制,越級行文。
(3) 特急公文應逕行面洽,儘量避免登記、遞送及承轉手續。
(4) 各機關內部單位接洽其職掌範圍內之事項,對其他機關或其他機關間之內部單位,得直接行文,不必由機關對機關行文。

問題10. 其他

說明:

(1) 文稿陳核、陳判過程如增刪修改過多,應送回原承辦人清稿。
(2) 開會通知單或緊急公文應預留文書處理作業時間,以避免延誤時機。
(3) 對外行文請勿用回收紙張。
(4) 函稿之「主旨」欄為說明行文目的與期望,應力求具體簡明扼要,最多不宜超過三行。
(5) 書函文字用語比照「函」之規定。
(6) 公文及文書用紙應採國家標準總號五號用紙尺度A4,便條紙得用A5。
(7) 文件之傳遞及要件應隨到隨辦外,普通件應以每日上下午分批遞送為原則。交換公文應填具送文簿(或送件清單)按規定時間、地點集中交換。